Cómo planificar la comunicación interna con estrategias de innovación

Hace tiempo que no escribo en el blog porque de pronto octubre ha sido un mes súper productivo en todo sentido. Viajes, trabajo y nuevos proyectos.

Desde hace años vengo desarrollando una metodología de comunicación para la innovación,con un enfoque holístico y abierto, para ayudar a grupos, personas y organizaciones a mejorar su gestión profesional, el acceso a mejores ideas y la búsqueda de soluciones de manera cocreativa.


¿Y qué es esto de comunicación para la Innovación?

En pocas palabras, es un enfoque de comunicación estratégica que incluye una serie de herramientas de innovación abierta, las cuales adaptamos en su diseño y ejecución a las características de cada organización, mercado o sector, para lograr mejores resultados en la gestión de proyectos y personas. Es una metodología cocreada, fruto de la experiencia de muchos años de planificar estrategias de comunicación para el desarrollo, que incorpora nuevas tendencias y enfoques abiertos y colaborativos.

Por lo mismo, nunca es definitiva, sino que vamos trabajando los lineamientos principales y objetivos con las personas, asegurando su implicación y su empoderamiento.

La innovación abierta se aprovecha de los inpout (entrada) y output (salida) de conocimiento en un determinado sistema para permitir que las cosas sucedan, es decir, que se realicen los cambios necesarios; y favorecer la implicación de las personas (agentes del cambio) en el diseño y ejecución de los nuevos procesos de desarrollo que tengan lugar en el contexto de intervención.

Lo que buscamos con esta metodología es conectar personas con ideas y facilitar las herramientas y los espacios de comunicación para que la gente se involucre y sea capaz de gestionar proyectos y emprendimientos de innovación y cambio dentro de sus organizaciones, grupos de trabajo o empresas.

The World Café: por cada ciudad, un café; por cada café, una conversación pendiente; por cada conversación, un problema a resolver.
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TIPS DE UNA EXPERIENCIA REAL PARA COMPARTIR: Hace pocas semanas desarrollamos un programa específico para un organismo del gobierno en Argentina, orientado a comunicación interna y cambio organizacional, en la que nos animamos y mezclamos: herramientas de tecnología social, digital, el arte como inspirador de metáforas y disparador de preguntas, estrategias de innovación social y comunicación interna.

Utilizamos muchas técnicas. Una de ellas es la conocida como The Word Café. El world café o café mundial, “es un proceso creativo que lleva a un diálogo colaborativo, en donde se comparte el conocimiento y la creación de posibilidades para la acción en grupos”. En este enlace, puedes ver como se realiza.

Entonces formamos grupos, conversamos de los temas que nos importan, jugamos con los afectos, los sueños y las pasiones. Y nos animamos a proponer un viaje imaginario a través de mesas temáticas decoradas con poemas y frases.

La experiencia fue maravillosa y los participantes quedaron encantados.

Quería compartir con ustedes, algunas ideas de esta experiencia, para aquellos que realicen estrategias de comunicación e intervención en la cultura o clima organizacional y/o que estén liderando procesos sociales de comunicación para la innovación y el emprendimiento intra e inter institucional. Esto es lo que hacemos. Y nos gusta compartir para mejorar.

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1- ¿QUÉ SE NECESITA ANTES DE EMPEZAR?

Conocer o investigar las bases conceptuales de la innovación abierta en organizaciones públicas y gubernamentales. Este punto es importante. Porque muchas veces, se aplican modelos extraídos de otros contextos, empresariales, por ejemplo, que poco o nada comprenden cuestiones esenciales de la cultura y el know how de las instituciones del gobierno y subsectores específicos del desarrollo.

Conocer el marco legal y normativo de la institución y verificar que no existan inconvenientes que puedan surgir a la hora de realizar acciones de opensource, o de conocimiento e información compartida. Saber con anticipación qué cosas se pueden compartir, cuáles no y por qué, qué requisitos supone, y qué hay que hacer para acceder a la información y al conocimiento disponible.

Buscar aliados y actores claves. Como se trata de estrategias de comunicación interna y externa para su uso por la Organización para innovar internamente, es necesario identificar quiénes pueden ser los primeros adherentes a la propuesta de cambio y los principales propulsores. Pueden ser los responsables del área de comunicación, si existiera, o quienes realizan esas funciones o similares, como el área de capacitación, recursos humanos, etc.

Gestionar la participación de las personas, empleados y mandos medios: Gestionar significa hacer que la participación sea representativa, y sea provechosa, porque participar no significa incluir a todos de una vez. Se pueden elegir en base a parámetros definidos previamente, según objetivos a alcanzar, y diseñar distintas actuaciones. Debemos tener una metodología para diseñar la participación de las personas y el seguimiento de sus aportaciones y feedback

2- ¿CÓMO SE REALIZÓ LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO?

• En base a una primera aproximación, se diseñaron 2 propuestas, las que luego se trabajaron por separado. Pero lo importante es poder escribir las ideas al papel. Las personas por lo general, saben que quieren algo, pero no saben exactamente cómo. Si puedes ir con al menos dos propuestas explicadas, les facilitas el trabajo y clarificas de entrada lo que ofreces y los resultados a los que apuntas.

• Sobre las ideas propuestas, se mantuvieron reuniones con la alta gerencia y actores claves.

• Se diseñaron las intervenciones, las dinámicas, las herramientas y los contenidos. Se aprovecharon estos espacios y estas dinámicas para capturar las ideas que fueron surgiendo de los participantes, poniendo a las personas a conversar, y a interactuar entre ellas y con las ideas.

• Como sugerencia, hay que sistematizar los resultados de las acciones y de las conclusiones logradas al final de las intervenciones, las conversaciones y los trabajos presentados, con la colaboración de los actores claves de la organización previamente identificados.

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3- LO QUE NO PUEDE FALTAR

• La implicación de la alta gerencia y la participación en todo el proceso.
• La colaboración de las áreas relacionadas con la comunicación interna y la gestión del desarrollo
• Acceso y disponibilidad de la información institucional, así como una actitud de apertura a la cultura de compartir conocimiento y recursos.
• Trabajo en red y networking
• Manejo de expectativas

Para cerrar, decir que este último punto del manejo de expectativas es muy importante. Hay que ser claros que no estamos cambiando de la noche a la mañana. Estamos intentando primero llamar la atención, ojalá dejar una inquietud, para luego movilizar, empoderar, entusiasmar. Los cambios organizacionales son complejos y llevan tiempo, además de que se gestionan interdisciplinariamente.

La comunicación interna es una manera dinámica y una oportunidad para lograr crear sinergias y redes que favorezcan estos cambios, a la vez que es capaz de rescatar los temas que a la gente le importa y por los cuales es factible que se realicen las cosas. O como me gusta decir a mí: “hacer que las cosas sucedan”

Espero te sirvan estos consejos y tips que he compartido en mi blog, para que más y más personas se animen a conversar, a hablar de los temas que les importan, a mantener conversaciones reales, utilizando todas las técnicas y herramientas disponibles según las necesidades y posibilidades de cada grupo.

Si quieres saber más de esta experiencia, escríbeme y si estás entre Córdoba y Santiago, vamos a por un café, fuente de inspiración si las hay 😉

Cintia Oliva

Apasionada de la comunicación estratégica, los viajes, la tecnología 2.0 y la innovación ciudadana. Consultora Internacional. Me especializo en temas de cocreación abierta y metodologías participativas, desarrollo sostenible, políticas públicas y cooperación internacional. Dirijo Appsworking Lab, laboratorio de proyectos de innovación, comunicación y tecnologías para el desarrollo orientado a startups, ong, organizaciones, rse y gobierno. Periodista digital y emprendedora.